ERP – базова концепция за управление на бизнеса

 

Определение

ERP система наричаме единна, ползваща обща база данни и комуникационна среда, система от функционални средства, обхваща всички аспекти от управлението на фирмата и осигуряваща на служителите от всички подразделения възможност да получават незабавно цялата информация, необходима за изпълнение на техните задължения.

Всички данни, отнасящи се към една регистрирана в системата операция, би трябвало незабавно, без допълнителни обработки, да намерят своето отражение във всички свързани области и незабавно да станат достъпни за всички заинтересовани лица.

За да бъдат преодолени максимален брой проблеми на организацията, контрола, прогнозирането, планирането и управлението на бизнеса, деловите хора и приложните специалисти в множество области развиха и продължават да развиват ERP (Enterprise Resource Planning) системи.

Точният превод на термина е “Система за планиране на ресурсите на предприятието”, а на български се утвърди терминът “Система за управление на бизнеса”.

Концепцията ERP предполага максимално информационно свързване на собствените действия с тези на клиентите, доставчиците, конкурентите, държавните органи и всички други, потенциално свързани с предприятието субекти.

Основните акценти в нея са:

  • единна база данни;
  • функционална всеобхватност;
  • максимални възможности за модификация при промени в бизнеса и средата;
  • пълна и незабавна използваемост на всички данни;
  • пълна информационна свързаност на всички специалисти.

Изводът от казаното до тук е, че дори за всяка приложна област да работи отделна система, тяхното множество не може да отговори на съвременните изисквания за ефективно бизнес-управление.

Функционалните области, които би трябвало да бъдат покрити от всяка система, реализираща ERP-концепцията са:

  • процедури и операции, свързани с реални и потенциални клиенти и доставчици;
  • управление на структурата и жизнения цикъл на всеки продукт или услуга;
  • прогнозиране, планиране и отчитане на процесите на създаване на фирмените продукти и услуги;
  • управление на човешките ресурси;
  • дълготрайни активи;
  • проекти и инвестиции;
  • счетоводно обслужване и финансово управление;
  • бизнес анализи и вземане на решения.

Функционалност, свързана с клиентите

Жизнено важната цел на всяко предприятие – увеличаването на броя на доволните клиенти, определя многообразието на данните и “сеченията”, в които се разглеждат те.

Необходима е информация за:

  • характеристиките, навиците и поведението на клиента;
  • неговите изисквания към условията на доставка и стойността на удовлетворяването им;
  • приключените, текущите и очаквани операции;
  • търговска политика – цени, отстъпки и др.

За пакетите, предлагащи подобна функционалност, се утвърждава следната класификация:

  • CRM (Customer Relationship Management) или “Управление на връзките с клиентите” – събиране и обработка на информация за всеки клиент с акцент върху неговите изисквания и поведенчески модели;
  • SCM (Supply Chain Management) или “Управление на процесите на доставка до клиента” – данни и процедури за оптимизация на процесите на доставка до клиента с използване на споделена с партньора бизнес-информация;
  • OSL (Order processing, Sales and Logistics) или “Поръчки, продажби и логистика” – приемане и потвърждаване изпълнимостта на поръчките, осъществяване на продажби с прилагане на индивидуализирана търговска политика и осигуряване на осъществимост на доставките при динамични условия;
  • E-commerce или “Електронна търговия” – осъществяване в реално време на търговски операции чрез възможностите на Интернет или други комуникационни среди.

Както се вижда, няма твърди разделителни линии – функциите на всеки “пакет” се пресичат с функциите на останалите. Изборът на един или друг клас се определя от специфичния акцент на всяко предприятие.

Функционалност, свързана с доставчиците

Функциите, осигуряващи отношенията ни с доставчиците, са огледален образ на, свързаните с клиентите. Всичко, казано по-горе, би трябвало да бъде повторено “с обръщане на посоката”. Все пак трябва да бъде подчертана определена специфика:

  • Общо прогнозиране на дефицити – с многовариантна оценка на ангажименти с различна степен на потвърденост, моментни наличности и вече планирани доставки от собствени или външни източници;
  • Данни и/или прогнози за складови наличности в доставчика и в неговите доставчици;
  • Планиране на входящ поток – по номенклатури, партиди и срокове;
  • Избор на доставчици – на база разнообразни и често трудно оценими критерии като надеждност, гъвкавост и т.н.;
  • Формиране и възлагане на поръчки.

Общата цел на средствата от тази група е минимизиране на количествата и стойността на запасите по цялата верига на свързани предприятия.

Жизнен цикъл

Функционалност от разглежданото направление е колкото желана, толкова и трудно осъществима. В този кръг въпроси в същност би трябвало да се интегрира цялата достъпна ни от CRM системата информация за очакванията на пазара, за нашите собствени моментни и планови възможности, за моментното състояние и плановете за развитие на нашите доставчици.

Може би това е причината за налагане на само една абревиатура: PLM (Product Lifecicle Management) или “Управление на жизнения цикъл на продуктите”.

Този клас приложения обединяват CRM-технологии, проектиране, моделиране, технологично реализиране, качествен анализ, организиране на доставките, производството и експлоатационното поддържане, анализ на пазарните реакции, допълване и взаимозаменяемост на продуктите и т.н.

Производство

ERP-системите исторически са възникнали от системите за управление на производството и съхраняват тези функциите за и са неделима тяхна част. Към този клас функции се отнася всичко, свързано с описание на структурата на продукта по етапи на производството; общото планиране на взаимосвързани поръчки; оценка на достъпността и натоварването на различните видове ресурси; отчитане на количествените и качествени резултати.

На пазара се предлагат следните пакети от функции:

  • BM (Bill of Materials) или “Ресурсна структура на продукта” – формално описание на структурата на продукта, развивано с отчитане на необходими технологични и човешки ресурси, времеви характеристики, изпълнимост по различни начини;
  • MPS (Master Production Schedule) или “Общо производствено планиране” – разполагане във времето и технологичното пространство на множество отделни поръчки за производство с цел на достигане на определени резултати в определен момент;
  • MRP (Material Requirments Planning) или “Планиране на материалното снабдяване” – оптимизация на запасите от производствени суровини и материали;
  • CRP (Capacity Requirments Planning) или “Планиране използваемостта на производствения капацитет”.

Обединяването и развитието на изброените по-горе функционални пакети последователно доведе до:

  • MRP II (Manufactiring Resource Planning) или “Планиране на производствените ресурси”;
  • CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) или “Клиентски ориентирано планиране на производствените ресурси”.

Управлението на човешките ресурси

Тази група функции включва данни и процедури за:

  • хората като производствен ресурс – отчитане на квалификационни категории, взаимозаменяемост, натоварване, индивидуална стойност на персонала в процеса на производство;
  • психологически аспекти на персонала – определяне на поведенчески профили и съвместимост на екипите;
  • заплащане на труда – измерване и оценка на индивидуалния принос, формиране и изплащане на работната заплата;
  • управление на квалификацията – идентифициране на квалификационните потребности на база планове за развитие; формиране и управление на програми за квалификация и преквалификация; реализация на фирмена политика за работна ангажираност;
  • социални аспекти на персонала – законово определени и фирмени осигурителни и социални програми за служителите на фирмата и техните семейства.

Дълготрайни активи

Отделянето на функциите от тази група се налага поради традиционното им недооценяване в България, или свеждането им до чисто счетоводно отражение на процесите на амортизация на актива.

От ERP-гледна точка са съществени:

  • използваемостта на всеки актив за различни технологични цели;
  • разграничаването на понятията “начислени амортизации” и “цена на използване” в производството или оказването на услуги;
  • отчитане на степента на изчерпване на експлоатационния и междуремонтен ресурс на всеки актив и свързаните с това рехабилитация, преоценка, трансформиране и т.н.;
  • анализ на икономическата ефективност на използването на активите с оглед на текущата пазарна цена на съответните аналози и/или цена на изпълнение на същите производствени етапи от външни изпълнители;
  • динамична пазарна преоценка на активите;
  • използване на методи за счетоводна амортизация, стимулиращи както ефективното използване на активите така и реинвестициите, осигуряващи модернизация на производството.

Себестойност

ERP-функциите от тази група (CA – Cost Accounting), предполагат възможности за:

  • определяне на пълната доставна себестойност на закупуваните стоки и услуги;
  • определяне на точните стойности на елементите на неразпределяемите разходи за всички видове използвани ресурси на всеки етап от производството;
  • формиране на стойността на преки и косвените разходи и многокритериалното им разпределение между отделните партиди на различните продукти;
  • проследяване на компонентите на пълната себестойност на продуктите и услугите в условията на използването на различни за отделните случаи ресурси;
  • поддържане на характеристики на центрове на печалба или разходи; разпределение и тегловна оценка на косвените приходи и разходи по центрове на печалба или разходи; формиране на приходно-разходни баланси за всеки център.

Проекти и инвестиции

Управлението на проекти (Project Management) обикновено се свързва с:

  • дефиниране на общи за всички бюджети, планови периоди и бюджетни пера, предназначени за последващ анализ на множество бюджети за различни проекти;
  • формиране на отделни бюджети – различните подходи предполагат различни връзки между приходните и разходни пера, различна структура (нива) на бюджетиране;
  • процедури и техники за отчитане с различна степен на автоматизация на изпълнението на отделните бюджети;
  • планиране и отчитане на проекти: общи и специфични условия; програми; календарни и мрежови графици; стокови и операционни потоци;
  • средства и техники за многокритерийни анализи на степен на риска, възвращаемост на инвестициите; формиране и управление на порт-фолио; борсови анализи и прогнози.

Счетоводно обслужване и управление на финансите

Обикновено се смята, че функциите за счетоводно обслужване и управление на финансите (FM – Financial Management) са най-добре познати и развити в предлаганите у нас продукти.

Затова ще се спрем само на непопулярни възможности, необходими от гледна точка на ERP-концепцията и особено важни за предприятия с многонационален капитал или структура:

  • Използване на множество различни по структура сметкопланове, всеки от които отговаря на някакви национални или функционални изисквания;
  • Записване на счетоводни операции, отразяващи едно събитие, в различни сметкопланове;
  • Параметризирано прехвърляне на операции от един сметкоплан в друг за нуждите на консолидираните отчети;
  • Незабавно генериране на счетоводни операции при потвърждаване на стопанските операции, гарантиращо незабавното многоаспектно интерпретиране на всички данни, породени от една стопанска операция;
  • Дефиниране на многообразни счетоводни процедури, гарантиращо не само бързо формиране на крайни за период резултати, но и за процедурна оптимизация от типа “Какво, ако?”;
  • Преизчисляване на основните финансово-счетоводни отчети в посочена валута по избран курс, определен за различни дати;
  • Поддържане на прогнозни операции и трансформирането им в реални с или без промяна на дати и валути;
  • Изчисляване на лихви по насрещни кредитни операции;
  • Генериране от потребителя на многообразни балансови и пост-балансови и отчети за финансовото състояние на предприятието.

Бизнес анализи

Функционалните възможности от тази група, наричана обикновено BI (Business Intelligence), практически оправдават всички изброени по-горе възможности.

В ERP-системите обикновено функциите на бизнес-анализа са разпределени между всички “приложни” направления. По тази причина обикновено говорим за търговски, маркетингови, производствени, финансови и т.н. анализи.

  • Множеството анализи, отчети и прогнози може да бъде разделено на следните основни видове:
    фактологически – данни за определен информационен обект или събитие;
  • хронологически – данни за операциите, свързани с класифицирани ресурсни потоци – стокови, парични и т.н.;
  • оборотни – обобщени данни за класифицирани ресурсни потоци;
  • кореспондентни – данни за ресурсни потоци, класифицирани по фактори на потока;
  • сравнителни – по обекти и по периоди от време – съпоставяне на данни по избрани класификационни критерии;
  • статистически – обобщени данни за потоци, най-често насочени към определяне на тегловни характеристики (ранжировка на множеството);
  • балансови и пост-балансови;
  • каскадни – данни за последователността (каскадата) от събития, настъпили в следствие на определено събитие (решение).

Особено важно е поне тези функции да се ползват от ръководителите от висшия ешелон на предприятието без посредници.

Преимущества на ERP-системите

Многогодишната практика на използване ERP-системи доказа следните им предимства:

  • комплексно преосмисляне и преоценка на фирмена организация, политика и практика, при внедряване на този клас продукти;
  • осъзнаване взаимосвързаността на действията на служителите;
  • повишаване на качеството на управленските решения, като следствие от по-добрата информираност;
  • бърза и адекватна реакция при промени на пазарните, технологични и финансови условия;
  • силно намаляване на закъснения, презапасявания, дефицити, отклонения от стандарти и т.н.;
  • подобряване събираемостта на вземанията и възвращаемостта на инвестициите;
  • намаляване себестойността на продуктите и услугите;
  • по-ефективно използване на ресурсите, активите и кадрите;
  • пълен контрол върху всички процеси в предприятието.

Всяко от тези предимства е свързано с повишаване конкурентоспособността и печалбата на предприятието.

Разходи за внедряване на ERP система

Оценявайки инвестициите, необходими за внедряване на ERP-система, потребителите обикновено отчитат само цената на избрания програмен продукт и техническата компютърна и комуникационна екипировка. Всъщност трябва да се вземат предвид и редица други, неочевидни разходи (помнейки, че времето е пари):

  • за обучение на нови методи на управление и за практическо прилагане на новия инструментариум;
  • за проектиране на приложението;
  • за селекция и конвертиране на съществуващите данни;
  • за подготовка на пилотно приложение, като тук изборът не трябва да бъде в определена приложна подобласт (примерно, счетоводство, търговия, запаси), а в ограничен брой технологични вериги, преминаващи през всички приложни области;
  • за анализ на резултатите от пилотната експлоатация и коригиране на базовия модел;
  • за документиране на новите работни процедури;
  • за архивиране на данните от старите системи;
  • за консултации в периода на проектиране;
  • за абонаментна поддръжка на програмния продукт.

ERP-мениджърът

Използването на ERP-концепцията довежда до осъзнаване на ролята на ново лице в управлението на предприятието. Някои го наричат “ERP-мениджър”, други – “Администратор на приложението”. Длъжността няма значение. По-важно е какви са тези хора и как могат да допринесат максимална ползва на предприятието.

ERP – мениджърите:

  • са способни да мислят за цялото предприятие и за всички разнородни процеси в него, като за единно хармонично цяло;
  • забелязват всички “пукнатини” и чрез наглед незначителни промени успяват да постигнат невероятни резултати;
  • обичат да си пъхат носа навсякъде и да задават странни въпроси;
  • не признават авторитети и не се изживяват като величия;
  • изглеждат понякога неорганизирани, но кой знае защо имат авторитет пред всички.

Такива хора са необходими, но нито един университет не ги подготвя. Компанията, която има нужда от тях трябва да ги създаде сама.

Необходима ли Ви е ERP система?

Не ви ли се струва, че печалбата ви е неоправдано малка?
Конкуренцията привлича ли Ваши стари и нови клиенти?
Струва ли ви се, че Вашият търговски отдел е тромав в ценовата си политика?
Не закъснявате ли с доставките и не мърморят ли клиентите?
Не е ли неоправдано висока себестойността на продуктите?
Случва ли се да имате излишни запаси от едни материали и недостиг на други?
Нямате ли чувството, че част от персонала само симулира заетост?
Не ви ли изглежда, че счетоводният ви отдел обслужва на практика само държавата?
Мислите ли понякога, че управление на фирмата ви се изплъзва?

Ако отговорите с “да” на 3 или повече от тези въпроси, започнете да проучвате пазара на системи за управление на бизнеса.

Предвидимите изненади, свързани с ERP-системите

В процеса на внедряване и експлоатация на ERP-система огромната част от мениджърите откриват, че:

  • голяма част от техните специалисти “говорят на различни езици”;
  • ръководители от ниското и средно ниво на управление, водени от лични интереси, се съпротивляват негласно, но яростно, на новите технологии;
  • независимо от “внедрените” до момента системи – значителна част от ключовата информация “се пази в умовете”; твърде много решения се вземат интуитивно; твърде много “красиви” отчети не се базират на реални данни; твърде много взаимосвързани вътрешни стандарти са противоречиви;
  • реалните излишъци на едни ресурси и недостиг на други са достигнали застрашителни размери;
  • изглеждащата до момента “единствено възможна” и, затова, “оптимална” организация на създаване на продукт или услуга, в същност е доста хаотична и неикономична;
  • хора, засенчвани до момента от “авторитети”, показват завидни професионални качества;
  • отхвърлените в началото съвети на консултантите се приемат по принуда, но след огромна загуба на време, нерви и пари;
  • “спестените” в началото средства за консултантски услуги се превръщат в значителни загуби на по-късен етап;
  • в процеса на използване на ERP-системата възникват нови идеи и се осъзнават все повече нейни възможности;
  • все важна става ролята на специалистите по управлението като специфична професионална област.

 Автор: Нядялко Тодоров

Източник: Cio.bg

Дата:10.12.2002